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Zeitmanagement

Zeitmanagement – Planung ist die halbe Miete

Am Ende wird es meistens knapp – sei es bei der Abgabe eines Aufsatzes oder bei gemeinsamen Projekten. Um Projekte möglichst zuverlässig und entspannt durchzuführen, braucht es deshalb gutes Zeitmanagement.


AUFGABEN RICHTIG EINTEILEN UND BEARBEITEN

Um sich nicht einfach in die Arbeit zu stürzen, planlos von der einen zur nächsten Aufgabe zu springen und dadurch Zeit zu verlieren, sollte der erste Schritt sein, die anstehenden Aufgaben überhaupt erst einmal aufzulisten (analog auf einem Blatt oder auch digital).
Wenn ihr große Aufgaben habt, unterteilt diese in möglichst viele kleinschrittige Teilaufgaben. So lassen sie sich leichter angehen und sogar auf mehrere Personen verteilen. Priorisieren Der nächste wichtige Schritt ist, zu schauen, welche Aufgaben denn überhaupt relevant sind. Zu versuchen, Aufgaben schneller und besser zu machen, ist gut und spart Zeit; aber erst die richtigen und wichtigen Aufgaben zu machen, bringt euer Projekt wirklich voran. Denn was hilft es, den Homepage-Text besser zu gestalten, wenn ihr noch keinen Raum für euren geplanten Workshop habt?

Beim Priorisieren kommen beim Zeitmanagement verschiedene Faktoren zusammen. Dabei lohnt es sich, vom Großen ins Kleine zu gehen. Hier drei Schritte als Beispiel:

1. Schaut euch das Gesamtprojekt an, schaut auf die Fristen (in eurem Maßnahmenplan) und überlegt euch: Welche Aufgaben müssen diesen Montag bzw. diese Woche erledigt werden?

2. Als nächstes schaut ihr euch die Aufgaben für den heutigen Tag an und versucht diese, z.B. mit der Eisenhower-Matrix, zu priorisieren.

3. Achtet auf euren Biorhythmus, eure Umgebung und weitere Termine. Überlegt euch, für welche Aufgaben ihr viel Konzentration braucht und wann/ wo ihr am konzentriertesten arbeiten könnt, und legt diese Aufgaben auf entsprechende Zeiten. Aufgaben, für die es weniger Aufmerksamkeit braucht (z.B. E-Mails checken), legt ihr auf Zeiten, an denen ihr sowieso unaufmerksamer seid. Überlegt euch auch, welche Aufgaben ihr allein erledigen könnt und für welche ihr ggf. Unterstützung braucht, und plant dies entsprechend ein.

Ihr müsst nicht zwangsläufig diesen Dreischritt gehen; zur Priorisierung hilft es manchmal auch, nur einen oder zwei dieser Schritte zu machen. Die Reihenfolge “vom Großen zum Kleinen” kann euch helfen, nicht den Überblick zu verlieren, ist aber ebenfalls kein Muss.


Eliminieren, automatisieren, optimieren

Auch bei den Aufgaben lässt sich sicherlich noch Zeit rausholen. Im ersten Schritt geht es darum, zu schauen, welche Aufgaben unnütz sind und weggelassen werden können; eliminiert diese. Da findet sich meist mehr, als man zu Beginn glaubt. Im zweiten Schritt überprüft, welche Aufgaben sich automatisieren lassen. Hierfür gibt es viele digitale Tools, mit denen ihr bestimmte Prozesse automatisch ablaufen lassen könnt und sie nicht mehr von Hand machen müsst (z.B. eine automatische Sortierung für das eigene E-Mail-Postfach mit Zapier). Im letzten Schritt schaut ihr, welche Arbeitsabläufe sich wie optimieren lassen, damit sie flüssiger und schneller ablaufen.

ZEITPLANUNG
Die meisten Fristen scheinen schnell zu kommen und die Zeit kurz davor scheint immer besonders knapp zu sein. Durch ein gutes Zeitmanagement lässt sich aber viel Stress vermeiden.

Fristen sind gut, Zeitplanung ist besser
Sich Fristen zu setzen, bis wann Aufgaben erledigt sein müssen, ist nur der erste kleine Teil von guter Zeitplanung, denn die ganzen ToDo’s müssen ja auch irgendwann erledigt werden. Hierfür könnt ihr mit Wochen- und Tageszielen arbeiten. Überlegt euch, was in der Woche/an dem Tag erledigt werden muss, und plant klare Zeiten, wann die Aufgabe angegangen wird. Überlegt euch dazu, wie lange ihr für eine Aufgabe braucht, und blockt diese Zeit dafür in eurem Kalender.

Puffer oder nicht Puffer
Eines der Parkinsonschen Gesetze besagt, dass sich Arbeit genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Nehmt ihr euch zum Beispiel für ein Projektteamtreffen drei Stunden Zeit, nutzt ihr wahrscheinlich die gesamten drei Stunden. Würdet ihr euch nur eineinhalb Stunden Zeit dafür nehmen, würdet ihr wahrscheinlich Themen schneller bearbeiten und schneller Entscheidungen treffen.
Bei manchen Aufgaben oder Terminen kann es hilfreich sein, extra etwas knapper zu planen, um die Zeit nicht zu vertrödeln. Andere Aufgaben benötigen aber Zeit, um sie wirklich erledigen zu können. Überlegt euch, wo ihr knapper planen könnt und wo es Puffer braucht, weil die Aufgaben zu wichtig sind, als dass sie nur halb erledigt werden könnten.

Fokus und Pomodoro
Um Aufgaben in der entsprechenden Zeit abarbeiten zu können, braucht es einen Fokus auf die eine Sache. Unser Gehirn ist nicht auf Multitasking ausgelegt; eine Facebook-Benachrichtigung hier und eine neue E-Mail dort bringen uns schnell aus der Konzentration. Versucht deshalb, wenn ihr an einer Aufgabe arbeitet, auch wirklich nur an dieser zu arbeiten; also Flugmodus an, Benachrichtigungen aus, am besten noch Ohrstöpsel oder Kopfhörer dazu. Nutzt für eure Arbeit zum Beispiel die Pomodoro-Technik. Diese teilt den Tag in 30-Minuten-Einheiten: 25 Minuten konzentrierte Arbeit, 5 Minuten Pause und nach drei bis vier Durchläufen eine längere Pause von 20-30 Minuten. Der Wechsel zwischen konzentrierter Arbeit und kleinen und großen Pausen sorgt für einen strukturierten Arbeitsmodus und genug Entspannung für den Kopf, um sich in den Arbeitsphasen zu konzentrieren.

Hilfreich ist es, wenn ihr eure Aufgaben in der Zeitplanung an 30-Minuten-Einheiten anpasst. Dauert die Aufgabe länger, dann plant ihr mehrere Einheiten hintereinander. Wenn ihr den Plan für den nächsten Tag am Abend vorher oder sogar schon den Wochenplan zu Beginn der Woche macht, müsst ihr diesem Plan nur noch wie einem Stundenplan in der Schule folgen. Der Vorteil hierbei ist, dass ihr keine Zeit mehr darauf verwenden müsst, euch zu überlegen, was ihr machen müsst oder wollt, sondern direkt anfangen könnt.

Um die Pomodoro-Technik voll auszureizen, solltet ihr ähnliche bzw. gleiche Aufgaben in einem Zeitslot zusammenfassen und auf einmal erledigen, zum Beispiel E-Mails zu einer oder mehreren festen Zeiten beantworten und das Programm ansonsten schließen. Macht ihr die gleiche Aufgabe mehrfach über den Tag verteilt in kleinen Zeiteinheiten, geht euch dadurch sehr wahrscheinlich immer wieder eure Konzentration und damit auch Zeit verloren.

 


Dieser Text ist Teil des Handbuchs „Mit Wissen mitwirken“, welches wir gemeinsam mit dem Freiwilligen Jahr Beteiligung erarbeitet haben. Das gesamte Handbuch bekommst du digital automatisch als Dankeschön, wenn du unseren monatlichen Newsletter abonnierst. Unter mitwirken@jugendbeteiligung.info kannst du zudem einzelne Printexemplare bestellen. Die Texte sind allesamt unter CC BY 4.0-Lizenz erschienen und können entsprechend verwendet werden.