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Wie erstelle ich einen Newsletter?

160412_Homepage_Cover_NewsletterE-Mails sind bei Jugendlichen im Jahr 2016 zwar nicht mehr das Kommunikationsmittel der Wahl – dennoch sind sie noch immer ein unverzichtbarer Kanal, wenn es um das Aktivieren und Informieren von Engagierten sowie der Öffentlichkeit geht.

Ob in regelmäßigen Abständen oder kurzfristig – Newsletter können Interessierte auf dem neuesten Stand halten, aber auch dazu aufrufen, noch kurzfristig an einer Aktion teilzunehmen. Ein Newsletter ist ein wirksames Instrument, um Interessierte nach dem ersten Kontakt regelmäßig zu informieren. Newsletter können z.B. die neuesten Informationen zu anstehenden Veranstaltungen, Projekten zum Mitmachen, Finanzierungsmöglichkeiten und Wettbewerben enthalten.

Wie erstellt man einen Newsletter?

Die einfachste Lösung – BCC

Falls Du sofort loslegen möchtest und wenig Aufwand in die Vorbereitung stecken willst, dann gibt es eine ganz einfache Möglichkeit, Deine Zielgruppe zu informieren. Sende eine einzige Mail an all Deine Kontakte, die Du informieren möchtest, aber verwende für die Mailadressen die Zeile Blindkopie (auch oft BCC genannt).

Der einfachste Weg zu einem Newsletter

Der einfachste Weg zu einem Newsletter

Dadurch sehen nicht alle, wem Du diese Mail geschrieben hast. Zum einen möchtest Du das vielleicht nicht, viel wichtiger aber: Du gibst dadurch nicht Kontaktdaten ohne Einverständnis an andere weiter – was rechtlich problematisch ist.

Eine Stufe komplizierter: der Verteiler

Falls Du nicht jedes Mal die Empfänger*innen wieder erneut eintragen willst oder Angst hast, aus Versehen Mailadressen weiterzugeben, dann kannst Du Dir auch einen Verteiler anlegen. Diese werden auch Mailing-Listen oder mail groups genannt und machen einen Newsletter für Dich um einiges einfacher, nachdem Du sie erstmal eingerichtet hast. Eine Liste mit häufig genutzten Tools findest Du hier. Da Du einen Newsletter erstellen willst, solltest Du eine grundlegende Einstellung vornehmen: Achte darauf, dass nur Dein Team Mails an die Liste versenden kann. So kannst Du verhindern, dass plötzlich SPAM oder andere unerwünschte Inhalte über den Verteiler gesendet werden. Um den Empfänger*innen dennoch die Möglichkeit zu geben, auf Deine Mail zu antworten, schreibe unter Deine Nachricht eine Antwortadresse.

Wenn es professionell sein soll: das Newsletter-Tool

Sobald der Newsletter bei Dir ein wichtiges Instrument geworden ist und Du viele Menschen erreichen willst, solltest Du ernsthaft darüber nachdenken, einen wirklich professionellen Newsletter zu erstellen. Tools dafür gibt es genug –  ich erkläre die grundsätzlichen Vorteile und stelle danach  hier zwei verschiedene Angebote kurz vor.

Sieht deutlich schicker aus als eine einfache Mail – ein echter Newsletter.

Sieht deutlich schicker aus als eine einfache Mail – ein echter Newsletter.

  • Ein echtes Newsletter-System hat Abonnent*innen – Du kannst immer noch eigene Kontakte hinzufügen, es können sich aber auf Wunsch ohne Deine Hilfe Interessierte für Deinen Newsletter anmelden und auch wieder abmelden, falls sie nicht länger interessiert sind. Wichtig: Füge nur Kontakte selbst hinzu, bei denen Du Dir absolut sicher bist, dass sie Deinen Newsletter erhalten wollen. Bei allen anderen musst Du Dich so lange gedulden, bis sie ihn von selbst abonnieren – Du kannst sie aber gerne darauf ansprechen, dass Du ab sofort einen Newsletter hast, ob sie ihn abonnieren möchten.
  • Du hast viele Möglichkeiten Deinen Newsletter mit aufwändigen Grafiken, Fotos und Videos auszustatten und ein ansprechendes Layout zu finden, was Dir als Vorlage dient.
  • Wenn Du einen Newsletter versendet hast, siehst Du Statistiken darüber, wer ihn gelesen hat und auf welche Links Deine Leser*innen geklickt haben – das kann Dir dabei helfen zu lernen, was Deine Abonnent*innen interessiert um Deinen Newsletter nach und nach zu verbessern.

Die weltweit wohl beliebteste Newsletter-Software ist Mailchimp. Die wichtigsten Grundfunktionen sind Listen, Kampagnen und Templates.

  • Listen beinhalten Deine Abonnent*innen, Du kannst neue Kontakte hinzufügen und eigene Segmente (Auswahl innerhalb der Liste) erstellen, falls Du einmal nicht alle Kontakte anschreiben möchtest. Außerdem kannst Du hier Formulare erstellen, die Du z.B. auf eurer Homepage einbettest, damit sich Interessierte noch einfacher für Deinen Newsletter anmelden können.
  • Kampagnen beinhalten Deine letzten Mails und geben Dir einen Überblick darüber, wie gut Deine Newsletter bei den Abonnent*innen ankamen. Entwürfe (noch nicht abgesendete Newsletter) werden hier ebenfalls aufgelistet.
  • Bevor Du das erste Mal einen Newsletter absendest, wählst Du zunächst eine Stil-Vorlage oder erstellst selbst eine. Diese Vorlagen – meist Themes oder Templates genannt, werden Dir im Abschnitt Templates angezeigt.

 

Mailchimp-Werbung

Mailchimp-Werbung

Mailchimp ist kostenlos, sofern Dein Newsletter weniger als 2000 Abonnent*innen besitzt. Falls Du diese Grenze überschreitest, erhältst Du bei gemeinnützigen Zwecken Rabatte. Weiteres Geld kannst Du sparen, wenn Du besondere Sicherheitseinstellungen aktivierst.

Ein weiteres beliebtes Tool ist CleverReach. Die Funktionsweise ist der von Mailchimp sehr ähnlich, weswegen ich hier nicht weiter darauf eingehe. Interessant könnten für Dich aber deren Sonderkonditionen sein. Falls Du in einem gemeinnützigen Verein engagiert bist, dann solltest Du euch unbedingt bei Stifter Helfen anmelden – dadurch erhaltet ihr stark vergünstigt und völlig legal Zugriff auf viele nützliche Tools, unter anderem CleverReach. Für derzeit einmalig rund dreißig Euro Verwaltungsgebühr lassen sich 4.000 Mails pro Monat an maximal 1.000 Empfänger*innen versenden. Das entspricht einem wöchentlichen Newsletter. Weitere Kosten fallen nicht an – das Angebot findest Du hier.

Du möchtest Beispiele sehen, wie ein Newsletter aussehen kann? Hier findest Du unseren und hier kannst Du ihn abonnieren.