Suche
Suche Menü

Projektmanagement

Wie organisieren wir unser Projekt?


Das Projektmanagement einer Schulparty läuft vermutlich spontaner ab als etwa die Planung einer Podiumsdiskussion über mehr Räume für Jugendliche mit dem Ziel, ein möglichst großes Presseecho zu erhalten. Dennoch gibt es ein ähnliches Strickmuster und bestimmte Fragen, die während der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung eines Projekts beantwortet werden müssen, damit die Planung glatt läuft.

1. WAS SIND PROJEKTE?
Projekte sind Vorhaben mit klaren Zielen und einem festgelegten Anfangs- und Endzeitpunkt. Projekte können innerhalb oder außerhalb von bestehenden Teams stattfinden, es wird aber meist eine eigene Projektorganisation entwickelt.

2. ZIELE FINDEN UND DEFINIEREN
Wenn du nicht weißt, wo du hinwillst, brauchst du dich nicht zu wundern, wenn du dort nicht ankommst. Um nicht orientierungslos umherzuirren, ist es notwendig, zu formulieren, was als Wirkungsziel des Projekts entstehen soll. Die Basis eines guten Projektmanagements ist es, sich über die obersten Ziele gemeinsam zu verständigen.



Methodenvorschlag

Zunächst sammelt ihr z.B. auf Karten die möglichen Ziele.
Ihr könnt folgende Fragen formulieren, die jede*r beantwortet, in dem sie*er pro Idee eine Karte beschreibt:

• Was sind die Ziele unseres Projekts?
• Was wollen wir mit dem Projekt erreichen?
• Was sind meine persönlichen Ziele für das Projekt?

Sortiert die Karten nach ähnlichen und zusammenhängenden Inhalten, am besten auf einer Pinnwand. Versucht, Ober- und Unterziele zu finden. Anschließend könnt ihr Prioritäten setzen. Dazu bekommt jede Person eine abgesprochene Anzahl Klebepunkte und verteilt diese auf die ihr wichtigsten Ziele.

Ein oder mehrere Unterziele können dazu führen, dass das Oberziel erreicht wird. So sind die Unterziele zugleich Maßnahmen, um das Oberziel zu erreichen. Maßnahmen dienen dazu, die gesteckten Ziele zu erreichen. Beispiel: Das Ziel „Wir starten einen Blog“ ist vielleicht nur eine Maßnahme. Für das Oberziel „Eine bestimmte Zielgruppe ist über unsere Aktivitäten informiert und kennt unsere Ziele“ ist der Blog nur eine mögliche Maßnahme. Es gibt meist noch andere Möglichkeiten und sicher müssen auch noch andere Maßnahmen realisiert werden.
Tipp: Wer sich Ziele setzt, sollte immer das erwünschte Oberziel formulieren, sonst denkt man nur in Maßnahmen und oft zu kurz.

Zur Formulierung von Zielen kann euch die SMART-Methode nach Seiwert helfen. Wer Ziele „S.M.A.R.T.“ formuliert, hat damit die erste Hürde genommen, um sie zu erreichen! SMART ist ein Akronym und steht für:

Spezifisch: genau beschrieben
Messbar, so dass am Ende überprüft werden kann, ob es ganz, zum Teil oder gar nicht erreicht wurde
Akzeptiert, ansprechend
Relevant: wichtig
Terminiert: zeitlich bestimmt

Beispiel: Das genannte Oberziel S.M.A.R.T. formuliert könnte lauten: „Bis zum 30.03.2018 sind die Jugendlichen aus unserer Umgebung an mindestens drei Schulen über unser Projekt und unsere Aktivitäten informiert und wissen, wie sie mitmachen können.“ Das Unterziel „Wir starten dazu einen Blog“ wäre folgendermaßen S.M.A.R.T. formuliert: „Am 30.02.2018 haben alle Schüler*innen und Lehrer*innen unserer drei Schulen und die örtliche Presse einen Flyer für unseren Blog erhalten.”


 

3. KONZEPT UND PLANUNG
Nachdem ihr die gemeinsamen Ziele festgelegt habt, könnt ihr für gutes Projektmanagement Aufgaben sammeln und sie gemeinsamen Oberbegriffen zuordnen. Nehmt euch die Zeit, zu klären, was die jeweiligen Aufgaben umfassen, und überlegt gemeinsam, wie man vorgehen könnte. Teilt euch das Projekt in verschiedene Arbeitsphasen ein.
Grob formuliert gibt es drei Phasen:

1. Planungsphase
Für die Planung eines Projekts in der Vorbereitungsphase werden alle bekannten und benötigten Informationen gesammelt und ausgewertet. Überprüft die Realisierbarkeit im Hinblick auf Zeit, Arbeitsaufwand und Finanzen.

2. Durchführungsphase
Für die Verfolgung des Projektfortschritts werden während des Projektablaufs die realen Erfolge festgehalten, mit der Planung verglichen und mögliche Probleme hinsichtlich Zeit, Arbeitsaufwand und Finanzen geklärt.

3. Nachbereitungsphase
Zur besseren Planung kommender Projekte werden die Ergebnisse ausgewertet, besonders stressige Zeiten untersucht und die Einhaltung der gesetzten Termine, des gedachten Arbeitsaufwands und der Finanzen geprüft.


4. ERGEBNISSICHERUNG UND NACHBEREITUNG
Für euch, für eventuelle Teilnehmende, für die Geldgeber*innen und andere Unterstützer*innen sollte zu Beginn klar sein, was nach Ende des Projekts kommen soll. Wichtig ist, dass ihr eure Ergebnisse festhaltet und auswertet und eure Erfahrungen dokumentiert. Dadurch könnt ihr diese für eigene zukünftige Projekte nutzen oder sie an andere Projekte weitergeben. Dadurch, dass ihr zu Beginn messbare Ziele formuliert habt, könnt ihr für euch auswerten, inwieweit ihr sie über-, unter- oder exakt erfüllt habt.

Organisation durch Tools

Terminfindung, die Protokollierung gemeinsamer Ausgaben, sinnvolle Aufteilung von Aufgaben nach Fähigkeiten – die Kommunikation in der Projektgruppe kann schnell unübersichtlich werden, sobald ihr richtig loslegt. Und wehe, jemand von euch ist mal im Urlaub und ihr wisst nicht mehr, wo ihr wichtige Informationen oder Unterlagen findet!

Eine WhatsApp-Gruppe ist schnell erstellt und so kann ein Projekt zügig beginnen, noch bevor die Motivation wieder nachlässt. Doch schnell kann sich euer Vorhaben als komplizierter herausstellen, als ihr zu Beginn dachtet. Wir zeigen euch deshalb, wie ihr dennoch den Überblick behaltet und nicht mehr als mit dem Projekt mit eurer Selbstorganisation beschäftigt seid.

Kommunikation im Team 
E-Mails sind ziemlich out und gerade teamintern total umständlich. Mittlerweile chattet jede*r lieber. Doch Chats werden schnell unübersichtlich – und wer merkt sich denn auch, an welchem Tag nochmal jemand das eine wichtige Dokument im Gruppenchat gepostet hat!? Eben. Was ihr in einer kleinen Gruppe schnell feststellen werdet, haben viele Unternehmen mit tausenden Mitarbeiter*innen schon vor vielen Jahren gemerkt; deshalb gibt es teure Spezialsoftware für deren Kommunikation. Seit ein paar Jahren gibt es daneben aber auch Slack. Slack ist eine App, die ihr in der Grundversion kostenfrei auf Windows, Mac, Android und iPhones nutzen könnt.


Slack
ist aufgeteilt in Kanäle (Channels) und klassische Chats zwischen zwei oder mehr Personen. Die Kanäle heißen wie Hashtags (zum Beispiel #allgemeines oder #finanzen), und im Grunde genommen funktionieren sie auch so. Im Kanal #finanzen wird nämlich ausschließlich über das Thema Finanzen geschrieben oder werden entsprechende wichtige Dokumente gepostet. Das hat den Vorteil, dass ihr immer genau wisst, was ihr wo finden könnt, auch noch Monate später.

Vielleicht habt ihr in eurem Projekt das gleiche Ziel, aber völlig unterschiedliche Interessen auf dem Weg dorthin. Dann müsst ihr nicht in jedem der Kanäle drin sein und lest nur das, was euch wirklich interessiert. Die Kanäle sind also vor allem für das Sortieren der unterschiedlichen Bereiche eures Projekts gedacht und um dort den Überblick zu behalten. Wenn es dagegen um eher Persönliches geht oder um Nachfragen bei einzelnen Personen, dann könnt ihr am besten den normalen Chat benutzen.

Aufgaben sammeln und verteilen
Menschen haben sehr unterschiedliche Gewohnheiten, sich zu merken, was sie unbedingt noch erledigen müssen. Viele schwören auf Zettel an unübersehbaren Stellen im Zimmer, andere notieren sich Wichtiges im Kalender oder im Notizbuch. Doch spätestens, wenn man gemeinsam im Team etwas erledigen muss, wird es sehr kompliziert. Denn wie behält man den Überblick, ob Aufgaben auch gerecht verteilt sind oder welche Aufgaben dringend (durch andere) erledigt werden müssen? Und genau hier haben digitale Tools einen schlagenden Vorteil, denn Notizbücher und Zettel sind speziell in Teams, die nicht immer im selben Raum sitzen, denkbar ungeeignet für den gemeinsamen Überblick.

Listen – und wer oder was ist Kanban?
Die Überschrift hat euch verwirrt? Tut uns leid. Es gibt sehr viele unterschiedliche Ansätze, Aufgaben zu strukturieren, nach Wichtigkeit zu ordnen und sie abzuarbeiten. Getting Things Done, Kanban, Pomodoro, Scrum, Eisenhower Matrix – das alles sind Namen von bekannten Methoden zur Bewältigung von Aufgaben. Wir möchten euch jedoch nicht mit theoretischen Ausführungen langweilen, sondern haben zwei Tools ausgesucht, die wir euch empfehlen. Eines ist total simpel und gerade deshalb toll, das andere ein bisschen komplizierter, nutzt die Kanban-Methode und kann deshalb auch ein bisschen mehr.

Wenn ihr einfach nur digitale Aufgabenlisten führen wollt und den Überblick behalten, wer was erledigt, dann ist Wunderlist genau das richtige für euch. Die App ist in der Basisversion kostenlos, funktioniert auf Windows, Mac, Android und iPhones und zeigt in erster Linie Listen an. Die darauf befindlichen Aufgaben könnt ihr auf die Teammitglieder verteilen und einstellen, bis wann sie erledigt sein sollen. Jedes Teammitglied kann erledigte Aufgaben abhaken und die übrigen sehen sofort, wenn etwas erledigt wurde. Außerdem kann man Aufgaben kommentieren.

Listen zum Abhaken sind jedoch nicht immer die perfekte Lösung, denn sie kennen nur zwei Zustände: erledigt und nicht erledigt. Für manche Aufgaben ist das jedoch nicht ausreichend, besonders wenn man wiederkehrende Routinen hat.

Zwei Beispiele
• David wegen Flyer-Design fragen
• Pressemitteilung für die Abschlussveranstaltung veröffentlichen

Das erste Beispiel ist recht unkompliziert. Stellt euch vor, euer Projekt ist bislang ziemlich erfolgreich verlaufen und nun wollt ihr es zu einem krönenden Abschluss bringen. Ihr erledigt die meisten Aufgaben für gewöhnlich selbst, nur mit dem Design von Flyern kennt sich niemand so recht aus; euer Flyer soll aber unbedingt gut werden. Einer von euch ist nun mit David befreundet, der regelmäßig die Schüler*innen-Zeitung entwirft. Also soll er ihn um einen Gefallen bitten. Er hat es getan, Aufgabe erledigt. Eine Pressemitteilung ist da schon komplizierter: Sie muss zunächst geschrieben werden und meistens werden dort Aussagen von Teammitgliedern als Zitate gesammelt. Dadurch bedarf es der Zusammenarbeit. Und am Ende ist es äußerst hilfreich, wenn die Mitteilung fehlerlos abgesendet wird, daher sollte auch noch jemand Korrektur lesen. Es gibt also mehr als einen Zustand dieser Auf gabe – und Kanban kann genau das abbilden. Ein dafür sehr gut geeignetes Tool ist MeisterTask, was ihr euch in der Basisversion ebenfalls kostenlos für Computer und Smartphones herunterladen könnt.

Gemeinsame Termine finden
Wenn ihr weniger als drei, vier Leute seid, dann hält sich eure Not vermutlich noch in Grenzen. Aber wer regelmäßig versucht, für mehrere Personen gemeinsame Termine zu finden, der*die verzweifelt schnell an sehr unterschiedlichen Terminplänen der einzelnen Teammitglieder. Eine tolle Lösung dafür ist Doodle.com. Auf dieser Website (und per App) kann die für die Organisation zuständige Person mehrere Terminvorschläge erstellen – die anderen Teammitglieder nehmen anschließend an der Umfrage teil und geben an, ob sie können oder nicht.

 


Dieser Text ist Teil des Handbuchs „Mit Wissen mitwirken“, welches wir gemeinsam mit dem Freiwilligen Jahr Beteiligung erarbeitet haben. Das gesamte Handbuch bekommst du digital automatisch als Dankeschön, wenn du unseren monatlichen Newsletter abonnierst. Unter mitwirken@jugendbeteiligung.info kannst du zudem einzelne Printexemplare bestellen. Die Texte sind allesamt unter CC BY 4.0-Lizenz erschienen und können entsprechend verwendet werden.