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Projektfinanzen

Zusammen etwas wuppen statt alleine im Regen zu stehen:
Unterstützung gewinnen

Am Anfang habt ihr eine tolle Idee. Ihr wisst ganz genau, wo etwas fehlt, wo der Hase im Pfeffer liegt oder was ihr euch für euren Ort, eure Schule, euren Jugendclub noch wünscht. Und das ist das Entscheidende: Was zählt, ist eure Motivation und euer Bedürfnis, etwas zu verändern.

EINFACH ANFANGEN, ABER MIT PLAN
Mit so einer Projektidee im Kopf, mit einem Ziel und klaren Vorstellungen, wo die Reise hingehen soll, denkt ihr vielleicht: Butter bei die Fische, jetzt geht es los! Doch damit ihr nicht schnell gegen Wände lauft und enttäuscht seid, hilft es euch, wenn ihr kurz auf die Bremse tretet und euch bewusst vorbereitet. Dann nimmt euch nämlich auch niemand so schnell selbige Butter vom Brot! Freude und Begeisterung stecken an. Wenn ihr von eurer Idee überzeugt seid, könnt ihr auch andere Menschen von ihr überzeugen. Nur von Luft und Liebe allein wird sich manches nämlich nicht in die Tat umsetzen lassen. Früher oder später stellt ihr euch dann die Frage: Wie finden wir eigentlich geeignete Unterstützer*innen für unser Projekt? Folgende Fragestellungen können für euch in so einer Planungsphase eine Hilfe sein, um Frustration zu vermeiden und Türen für euch zu öffnen:

Welche potentiellen Partner*innen und Unterstützer*innen gibt es vor Ort, die schon viele Menschen kennen und wissen, wohin man sich wenden kann?
• Stadt-, Kreis-, Bezirks- oder Landesjugendring
• Jugendvereine und –verbände
• Jugendorganisationen von Gewerkschaften und Parteien
• Jugendparlamente, Schülervertretungen (auch auf Stadt-, Kreis-, Landesebene)
• Jugendpresse
• Jugendämter
• Abgeordnete im Gemeinde- oder Stadtrat, Land- oder Bundestag


An welcher Stelle unserer Projektumsetzung bzw. für welche Maßnahme brauchen wir Hilfe von außen?

• Wo müssen wir mehr wissen?
• Wofür brauchen wir Geld?
• Was können wir schon und was wollen wir vielleicht lernen?


Wer (Eltern, Verwandte, Freund*innen,…) kennt jemanden, der*die jemanden kennt, der*die…

… uns Informationen geben kann?
… uns einen Termin mit Bürgermeister*innen, Journalist*innen, Zeitzeug*innen o.ä. vermitteln kann?
… uns etwas drucken / kopieren lassen kann?
… uns einen Raum geben kann?
… uns Material geben kann, das wir brauchen?
… unser Anliegen oder Informationen zu unserem Projekt/ unserer Veranstaltung unter die Menschen bringen kann?


Was ist eine besonders tolle Lösung und mit welcher Lösung können wir unser Problem trotzdem umsetzen und es ist immer noch cool?

• Brauchen wir für alles Geld? (siehe „Wer kennt jemanden, …?“)
• Können wir in dem Projekt statt auf einer Wand auch auf eine Holzplatte sprayen?


Wer außer uns könnte noch ein Interesse an unserem Projekt haben und…

… würde vielleicht bei uns mitmachen?
… muss erst überzeugt werden, dass es für alle gut ist und niemandem schadet?
… kann unser Projekt mit uns zusammen umsetzen und es so größer werden lassen?


Insgesamt gibt es also gute Gründe dafür, dass ihr euch schon im Vorfeld Gedanken über mögliche Unterstützung macht. Und nicht nur das sprichwörtlich zum zweiten Mal erfundene Rad…

 

Und wenn es ohne Geld nicht geht: Wie ihr an Geld kommt

Wenn ihr euch engagiert, dann sollt ihr dafür nicht mit eurem Taschengeld bezahlen. Es gibt viele Möglichkeiten, um Geld für ein Projekt zu bekommen.

VORBEREITUNG
Bevor ihr euch darum kümmert, Geld einzuwerben, solltet ihr erst einmal wissen, wie viel ihr eigentlich wofür braucht, und überlegen, woher das kommen könnte. Dabei könnt ihr gleich an mögliche Unterstützer*innen denken. Für größere Ausgaben solltet ihr vorher recherchieren und euch Angebote einholen. Üblich sind drei verschiedene Angebote, von denen ihr das beste auswählt. Denkbar ist eine Tabelle wie die nachfolgende, die ihr dann auch als Grundlage für einen Finanzplan benutzen könnt:

Was brauchen wir?Wer kann das
kostenlos geben?
Wie viel Geld
brauchen wir
trotzdem?
Woher kann das Geld
kommen?
RaumJugendclub, Schule
BeamerSchule, Parteijugend,
Kirche, …
Honorar für
Workshopleiter*in
200 EuroStiftung xyz
Flyer und PlakateSchwarz-weiß-Kopien
in der Schule
100 Euro für große
Plakate
Jugendfonds abc oder
Sponsoring
............

Später könnt ihr die einzelnen Posten, die Geld kosten, ganz leicht nach bestimmten Oberpunkten sortieren: Materialkosten, Honorare, Mietkosten, Transportkosten usw. Nehmt ruhig auch auf, was ihr selber macht und wie viel das sonst kosten würde. Dann wird für mögliche Geldgeber*innen nämlich auch eure sogenannte Eigenleistung sichtbar. Damit habt ihr schon fast einen Finanzplan. Dazu gehören dann neben der Gliederung der Ausgaben auch die für die Einnahmen – also woher sie stammen (könnten).

FINANZIERUNGSARTEN
Im Wesentlichen lassen sich vier Möglichkeiten unterscheiden, wie ihr an Geld gelangen könnt: eigene Einnahmen, Spenden, Sponsoring und Stiftungen bzw. Förderprogramme.
In aller Regel braucht ihr einen gemeinnützigen Verein oder eine ähnliche Organisation, die für euch die Gelder verwaltet. Es gibt aber ein paar wenige Förderprogramme und Stiftungen, die auch an Privatpersonen überweisen. Vielleicht tun dies auch einige Firmen, gerade wenn sie bei euch im Ort verankert sind. Letzteres gilt generell und für alle Finanzierungsarten: zuerst vor Ort gucken, dann im Bundesland, dann bundesweit, dann europäisch.

a) Eigene Einnahmen
Die Königsklasse von Mitteln für euer Projekt ist Geld, das ihr selbst erwirtschaftet. Ihr könntet zum Beispiel Snacks und Getränke verkaufen, eine Soliparty oder ein Konzert mit einer befreundeten Band organisieren und dafür Eintritt verlangen. Das Schöne an diesem Geld: Ihr müsst es nirgendwo abrechnen und niemand schreibt euch vor, wie ihr es ausgeben dürft. Und wenn ihr mal aus Versehen einen Kassenzettel verliert, dann ist das zwar nicht schön, aber nicht ganz so tragisch. Trotzdem müssen die eigenen Einnahmen und daraus getätigte Ausgaben Teil eurer Buchführung sein: Wer hat wann wie viel Geld wofür ausgegeben?

b) Spenden
Spenden sind genauso schön wie eigene Einnahmen, aber deutlich schwieriger zu bekommen. Eine Spende heißt, dass euch jemand Geld (oder auch geldwerte Sachleistungen oder Arbeitszeit) gibt, weil er eure Idee toll findet. Das können natürlich Familie und Freund*innen sein, aber auch Politiker*innen, Künstler*innen, Sportler*innen und ganz normale Menschen aus eurem Ort.

Möglich sind Spenden auch für Firmen. Für Spenden ist ein gemeinnütziger Verein oder eine ähnliche Organisation besonders wichtig. Nur sie können nämlich eine Spendenquittung ausstellen. Diese ist für die Spender*innen sehr interessant, weil sie einen Teil von dem gespendeten Geld in ihrer Steuererklärung angeben und dann vom Finanzamt zurückerhalten können. Wenn ihr selbst keinen Verein habt, sucht euch eine*n Partner*in: Die Spenden gehen dort auf das Konto, der*die Spender*in erhält die Spendenquittung und der*die Partner*in reicht euch die Spenden weiter oder kauft damit die Dinge für euch ein, die ihr für euer Projekt braucht.

c) Sponsoring
Im Unterschied zu einer Spende bedeutet Sponsoring meistens eine Gegenleistung. Ihr müsst euch also überlegen, was ihr einer*einem Sponsor*in, in der Regel also Firmen, anbieten könnt. Ganz häufig ist das eine Werbemöglichkeit, z.B. durch Banner oder einen eigenen Stand. Sponsoring beruht auf Vertrauen – und auf gemeinsamen Zielen. Bemüht euch also um Face-to-Face-Situationen: Im direkten Gespräch könnt ihr am besten überzeugen und auch kritischen Fragen schlagfertig (und trotzdem freundlich) kontern.

Seid vorbereitet auf ein solches Gespräch:
• Profil: Wer seid ihr als Menschen, Initiative / Projekt / Verein? Wie seht ihr euch? Wie sehen euch andere?
• Zielgruppe: An wen richtet sich euer Projekt? Auf welchen Kanälen erreicht ihr eure Zielgruppe (Werbung, Teilnehmer*innen, usw.)? Welche Botschaft sendet ihr?
• Auswahl: Was braucht ihr? Wen kennt ihr? Welcher Sponsor hat die gleiche Zielgruppe wie ihr? Welches Image hat der Sponsor?
• Ansprache: Gibt es eine Ansprechpartner*in? Gibt es passende Schlagworte in eurem Konzept? Was sind eure Gemeinsamkeiten? Wie könnte eine Gegenleistung aussehen?

Tipp: Das Konzept mit dem Wunsch nach einem persönlichen Gespräch an eine konkrete Ansprechperson senden!

d) Stiftungen und Förderprogramme
Auch Stiftungen und Förderprogramme stellen Ansprüche an euch. Diese sind zum Beispiel in Förderprioritäten, Förderzielen oder Förderrichtlinien festgehalten. Damit ihr Anträge für Geld von einer Stiftung oder aus einem Förderprogramm nicht umsonst schreibt, lest euch diese Erläuterungen vorher ganz genau durch. Dann könnt ihr entscheiden, ob euer Projekt passt und sich die Zeit für einen Antrag überhaupt lohnt. Wenn ihr euch unsicher seid, sind oft auch Anrufe oder schriftliche Voranfragen möglich.
Auch wenn Fragen in einem Antrag typischerweise Fragen sind, die ihr in einem Konzeptpapier sowieso schon beantwortet habt, nicht einfach kopieren: Überlegt trotzdem, ob ihr einzelne Punkte etwas umformuliert, weil euer Projekt mit einer kleinen Änderung besser zu den Zielen der Stiftung bzw. des Förderprogramms passen würde. Verändert euer Projekt aber nur so weit, wie ihr das vertreten könnt und auch umsetzen wollt. Es glaubt euch nämlich niemand, der*die das Projekt bewerten muss, wenn ihr zu dick auftragt.

Weitere Tipps und Links zu Förderprogrammen
Nach Stiftungen könnt ihr auf der Homepage des Bundesverbands deutscher Stiftungen suchen, zum Beispiel mit den Schlagwörtern „Jugend“ oder „Bildung“.


Wie schreibe ich ein Projektkonzept bzw. einen Antrag?

1. ALLGEMEINE HINWEISE
Wenn ihr bei einer Stiftung oder einem Förderprogramm Geld beantragen wollt, gibt es meistens ein Antragsformular, in dem schon die Fragen stehen, die den Entscheider*innen wichtig sind. Es gibt ein paar Grundregeln, die ihr bei einem Antragsformular genauso wie bei einem formlosen Antrag beachten könnt:

Nichts behaupten, was ihr nicht seid oder könnt!
In einem Antrag trägt man gern dick auf. Aber versprecht nichts, was ihr gar nicht könnt und wo ihr fremde Hilfe brauchen würdet. Zumindest dann nicht, wenn ihr nicht eine kostenlose Kooperation mit jemandem vereinbart habt, der die Fähigkeit hat.

Anpassen ist gut, aber verändert nicht den Charakter des Projekts!
Jede Stiftung, jedes Förderprogramm hat eigene Ziele. Um die erreichen zu können, formulieren sie meist Förderprioritäten oder ähnliche Papiere, die ihr meist als PDF finden könnt. Lest sie euch genau durch und gebt in eurem Antrag Antworten, warum euer Projekt dazu passt. Manchmal werdet ihr kleine Änderungen vornehmen oder ein Element in dem Projekt hinzufügen (z. B. einen künstlerischen Aspekt, ein Gespräch mit Politiker*innen o.ä.), damit das passt. Wenn ihr aber den Charakter komplett verändert, sollten sich noch immer alle Teammitglieder auf das Projekt freuen können!

Legt Wert auf die Ziele und beabsichtigten Ergebnisse des Projekts!
Für die Bewertung eines Projekts spielt eine große Rolle, wozu das Projekt gemacht wird und wie das Ergebnis aussehen soll. Lohnt sich die Investition? Stehen die finanziellen Zuwendungen und der Ertrag in einem guten Verhältnis zueinander?

Seid klar in der Beschreibung der Aktivitäten und Maßnahmen!
Natürlich ist es wichtig, dass die Leser*innen erfahren können, mit welchen Aktivitäten und Maßnahmen ihre eure Ziele erreichen wollt. Lasst jemanden zur Probe lesen, der*die euer Projekt nicht kennt. Versteht er*sie, was gemacht werden soll?

Kennt eure Ressourcen!
Engagement ist toll und wichtig. Überschätzt aber nicht, was ihr leisten könnt. Ihr habt die Schule, einen Freiwilligendienst, eine Ausbildung oder ein Studium, in denen genug Aufgaben schlummern. Also nur so viel und in so langen Zeiträumen planen, wie es für euch auch machbar ist. Es ist besser, etwas länger zu brauchen als zu scheitern.

Übertreibt nicht!
Vielleicht kennt ihr schon die Vokabeln „Antragsprosa“ bzw. „Antragslyrik“? Diejenigen, die eure Anträge zu lesen bekommen, kennen sie in jedem Fall! Insofern spart euch unrealistische Übertreibungen, es muss nicht das schönste, größte, internationalste, beste Projekt sein.

Vermeidet Black Boxes und ContainerWörter!
Ihr kennt bestimmt die Wörter, unter denen jede*r etwas anderes versteht: Nachhaltigkeit, Gerechtigkeit, Schönheit – was genau versteht ihr denn darunter?

Erklärt das Besondere an euch!
Warum solltet eigentlich ausgerechnet ihr gefördert werden? Es gibt häufig viel weniger Geld als Projekte, die sich bewerben. Wie könnt ihr euch nun von anderen abgrenzen? Zum Beispiel, indem ihr eine großartige Idee habt und Dinge verknüpft, die halt niemand sonst zusammen denkt. Oder ganz einfach, weil ihr euer erstes Projekt macht und alle Jugendliche seid!?

Schreibt kurze Sätze, nutzt Zwischenüberschriften und Aufzählungen!
Sprachlich sollte ein Antrag angenehm zu lesen sein. Und da helfen in der deutschen Sprache kurze Sätze, die eher auf Verben als auf Nomen setzen (also „bewerben sich für …“ statt „Bewerbung um …“). Und benutzt keine „soll“- oder „kann“-Formulierungen. Seid selbstbewusst: Es „wird“ und nicht es „soll“! Ihr schafft das nämlich. Mit Zwischenüberschriften und Aufzählungen könnt ihr den Leser*innen zusätzlich dabei helfen, den Sinn und das Wesentliche eures Antrags leicht zu erfassen.

Benutzt Bilder und macht es exemplarisch!
Wenn ihr zum Beispiel eine Geschichte von einer*einem Jugendlichen erzählt, der*die durch euer Projekt einen entscheidenden Schritt weiterkommt und im Rückblick vom Stellenwert des Projekts erzählt, ist das eine ungewöhnliche Weise, um die Vorteile und Bedarfe, auf die das Projekt reagiert, darzustellen. Metaphern und andere sprachliche Bilder halten die Vorstellungskraft und Spannung der Leser*innen ebenfalls hoch!

2. BESTANDTEILE
Sehr übersichtlich ist ein Antrag, wenn er aus folgenden drei wichtigen Teilen besteht:

I. Das Konzept
In einem Konzept wird das Projekt so erklärt, dass es eine Person verstehen kann, die das Projekt nicht kennt. Ihr müsst also die zentralen W-Fragen beantworten: Wer (das Team) macht was (Ziele, Aktivitäten und Maßnahmen), wann (Zeitplanung), für wen (Zielgruppe), mit wem (Kooperationen) und warum (Bedarfe, auf welche Probleme reagiert ihr)?

II. Der Zeitplan
Der Zeitplan oder auch Meilensteinplan enthält die wesentlichen Schritte, die ihr gehen müsst, um das Projekt umzusetzen. Am besten benutzt ihr eine Excel-Tabelle, in der auch die einzelnen Schritte logisch aufeinander folgen. Ich kann zum Beispiel keine Raumdekoration organisieren, bevor ich den Raum kenne.

Denkt an alle Schritte. Normalerweise folgt ein Projekt diesen Schritten: Idee → Konzept entwickeln → Partner*innen gewinnen → Anträge schreiben → Projektstart → Durchführung → Dokumentation → Auswertung → Sachbericht und Abrechnung

III. Der Finanzplan
Im Finanzplan müssen sich alle Elemente aus dem Konzept wiederfinden. Umgekehrt dürfen keine Kostenpunkte enthalten sein, die aus dem Konzept gar nicht erkennbar sind. Haltet den Finanzplan so konkret wie nötig, aber so unkonkret wie möglich. Dann gewinnt ihr Spielraum für die Umsetzung. Größere Abweichungen von eurer Planung in der Realität müsst ihr euch nämlich von eurem*eurer Förderpartner*in genehmigen lassen.

Gliedert die Kostenpunkte in Oberpunkte wie Honorare, Materialkosten, Fahrtkosten, Mietkosten u.ä und berücksichtigt, dass ihr kleinere Dinge auch zur Verwaltung braucht. So kann es sein, dass ihr eine Druckerpatrone, ein paar Ordner und Klarsichthüllen braucht, Papier und vielleicht ein paar Briefmarken. Die müssen sich dann auch unter den Sachkosten wiederfinden.

Fördergelder und der Umgang damit

Ihr habt erfolgreich Gelder von Stiftungen, öffentlichen Einrichtungen oder anderen Förderpartner*innen eingeworben? Herzlichen Glückwunsch, damit steht der erfolgreichen Projektumsetzung aus finanzieller Sicht nichts mehr im Wege und ihr könnt starten!

Fast immer müssen diese Gelder abgerechnet werden. Das heißt, ihr müsst einen Nachweis darüber erbringen, was ihr mit den Geldern gemacht habt. Bitte denkt daran, dass ihr das Geld normalerweise für die Umsetzung eines bestimmten Projekts erhalten habt. Das heißt, dass ihr die Fördersumme auch nur für die Realisierung dieses Projekts verwenden dürft. Ihr weist das in der Regel durch einen sogenannten Sachbericht nach. Informiert euch nach der Förderzusage möglichst schnell über die genauen Abrechnungsmodalitäten, damit es nicht nachträglich zu Schwierigkeiten kommt. Mit der nötigen Portion Genauigkeit seid ihr aber gut gewappnet und müsst euch vor der Projektabrechnung nicht fürchten.

VOR DEM PROJEKT
Am besten klärt ihr zu Beginn eures Projekts, wer den Überblick über die Finanzen behält, denn während eurer Projektrealisierung werdet ihr alle Hände voll zu tun haben. Da ist es nicht nur gut, klare Zuständigkeiten zu haben, sondern auch zu wissen, wer weiß, wie viel Geld wofür noch da ist. Damit habt ihr die Grundlage geschaffen, nicht irgendwann in einem Chaos aus offenen Rechnungen unterzugehen. Ihr solltet die Ausgaben fortlaufend dokumentieren. Das bedeutet festzuhalten, wofür, wann, an wen und wie viel Geld ausgegeben wurde. Dabei ist es wichtig, sehr genau zu arbeiten. Die einzelnen Summen werden exakt und nicht gerundet festgehalten. Legt euch hierfür vor dem Start des Projekts am besten eine Belegliste an, die auch zwischen den einzelnen Kostenbereichen eures Finanzplans unterscheidet. Es ist sinnvoll, zwischen den Kostenpositionen Personalkosten, Sachkosten und sonstigen Kosten zu unterscheiden. Ggf. sind je nach Projekt noch weitere Kostenpositionen sinnvoll. Mit dieser Übersicht seid ihr gut gewappnet und habt stets im Blick, wie viel Geld ihr noch ausgeben könnt. Ein Beispiel für eine Belegliste findet ihr im Anhang (die digitale Fassung erhaltet ihr kostenlos als Dankeschön für ein Newsletterabonnement).

WÄHREND DES PROJEKTS
Bevor ihr das erste Geld ausgebt, schaut darauf, von wann bis wann der Projektzeitraum eures Projekts ist. Denn die Ausgaben sollten auf jeden Fall im Projektzeitraum liegen, sonst lauft ihr Gefahr, dass die Ausgaben nicht anerkannt werden. Dabei müsst ihr vor allem die einzelnen Belege – also die Rechnungen und Quittungen – gut aufbewahren. Denn Ausgaben, die ihr nicht nachweisen könnt, müsst ihr aus eigener Tasche finanzieren. Das passiert leider oft sehr schnell. Also immer alle Belege gut sammeln. Legt am besten einen Ordner dafür an, denn über die Zeit werden da schnell einige Belege zusammenkommen. Mehr Infos, wie ein Beleg aussehen muss, seht ihr auf der nächsten Seite. Beachtet dabei, dass sogenannte Thermobelege relativ schnell verblassen, daher fertigt hier immer Kopien an. Thermobelege sind Belege, die auf speziellem Papier gedruckt sind. Ganz oft werden solche Belege an der Supermarktkasse ausgestellt.

Außerdem solltet ihr bedenken, dass Pfand in der Regel bei einer Abrechnung nicht berücksichtigt wird. Das heißt, ihr müsst ihn aus den Belegen herausrechnen. Die erfolgreich eingeworbene Förderung wird euch meist auf euer Vereinskonto oder bei Initiativen auch häufig auf das Konto eines*r Projektverantwortlichen überwiesen. Wenn ihr die Gelder nicht von dem Konto direkt an den*die Empfänger*in überweist, sondern andere Personen das Geld vorstrecken, solltet ihr mit Erstattungsformularen arbeiten. Um die Erstattung von Auslagen für alle Beteiligten zu erleichtern, ist es ratsam, ein Formular bereitzustellen.

Wenn ihr im Rahmen des Projekts reisen müsst, gilt das Gleiche für die Reisekostenabrechnung – also ein Reisekostenformular. In beiden Fällen müssen immer die Originalbelege vorhanden sein, um diese abzurechnen. Seid an dieser Stelle sehr genau. Erst mit Vorlage des Originalbelegs solltet ihr Gelder erstatten. Bei Autofahrten muss eine Kilometer-Pauschale beachtet werden. Das bedeutet, dass pro Kilometer ein bestimmter Betrag erstattet wird. Dafür weist ihr die gefahrenen Kilometer beispielsweise mit einem Auszug aus GoogleMaps nach. Wenn das für euch ein relevantes Thema sein sollte, dann findet ihr weitere Infos im Bundesreisekostengesetz.
Beispiele für ein Auslagenerstattungsformular und ein Reisekostenformular findet ihr im Anhang der Broschüre (die digitale Fassung erhaltet ihr kostenlos als Dankeschön für ein Newsletterabonnement). Ihr könnt eine elektronische Vorlage auch gerne bei uns anfordern.

NACH DEM PROJEKT
Nun ist nach Abschluss des Projekts für die Abrechnung nicht mehr viel zu tun. Zumeist wollen die Förderer alle Originalbelege nach Projektbeendigung. Einige Geldgeber*innen haben Extra-Formulare für die Abrechnung. Sollte das nicht der Fall sein, dann legt eine Tabelle an, die die Summe aller Kostenpositionen aufzeigt und die Gesamtkosten ausweist. Als Grundlage könnt ihr hier die Belegliste, die ihr im Idealfall schon während des Projekts fortwährend geführt habt, verwenden. Bevor ihr die Abrechnung in die Post gebt, macht für euch eine Kopie, zum einen für eure Unterlagen, aber auch falls sie auf dem Weg verloren geht.

Manchmal muss zusätzlich zu der Finanzabrechnung ein schriftlicher Sachbericht vorgelegt werden, der den Projektinhalt mit den Finanzen zusammen darstellt. Oft gibt es hierfür von den Förderpartner*innen spezielle Anforderungen. Hier solltet ihr darstellen, wie das Projekt verlief, welche Aktivitäten und Veranstaltungen stattgefunden haben und was ihr erreicht habt. Ihr könnt auch noch einen Ausblick geben, wie es mit dem Projekt weitergeht.

WIE MUSS EIN BELEG AUSSEHEN?
Nicht alles, was auf den ersten Blick wie ein Beleg aussieht, hält auch den Kriterien für Belege stand. Damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt, solltet ihr wissen, welche Anforderungen an Belege gestellt werden. Dabei spielt die Höhe der Ausgabe eine entscheidende Rolle. Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250,00 Euro nicht übersteigt, müssen die umfangreichen Angaben, die im Umsatzsteuerrecht gefordert werden, nicht enthalten. Vielmehr genügen folgende Angaben:
• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Händlers Rechnungsdatum
• Menge/Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang/Art der Leistung
• Bruttobetrag anzuwendender Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Bei über 250,00 Euro müssen Rechnungen darüber hinaus folgende Informationen beinhalten:
• eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer (Ziffern und/oder Buchstaben)
• die Steuernummer oder UmsatzsteuerIdentifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Empfängers/ der Empfängerin

Ein Kassenbon ohne Artikelbezeichnung ist also kein ordnungsgemäßer Beleg!

Mit diesen Infos seid ihr für das Thema Finanzen gut ausgestattet und einer erfolgreichen Projektumsetzung steht nichts mehr im Wege. Lasst euch von den Zahlen nicht abschrecken und fragt bei euren Förderpartner*innen im Zweifel lieber einmal zu viel nach als zu wenig.

 


Dieser Text ist Teil des Handbuchs „Mit Wissen mitwirken“, welches wir gemeinsam mit dem Freiwilligen Jahr Beteiligung erarbeitet haben. Das gesamte Handbuch bekommst du digital automatisch als Dankeschön, wenn du unseren monatlichen Newsletter abonnierst. Unter mitwirken@jugendbeteiligung.info kannst du zudem einzelne Printexemplare bestellen. Die Texte sind allesamt unter CC BY 4.0-Lizenz erschienen und können entsprechend verwendet werden.