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Moderation von Gruppen

Wie gestalte ich ein Teamtreffen effektiv?

Ihr kennt das sicherlich: Viel zu große Gruppen und ellenlange Sitzungen. Eine*r redet die ganze Zeit, man schweift vom Thema ab, kann sich nicht über eine Sache einigen und wenn man dann endlich eine Entscheidung getroffen hat, will eine*r das wieder von vorne diskutieren. Am Ende weiß man nicht mehr, was eigentlich beschlossen wurde und wer was zu tun hat. Keine gute Voraussetzung, um ein Projekt auf die Beine zu stellen…
Genau deshalb haben wir für euch ein paar Aspekte zur Vorbereitung der Teamsitzung zusammengestellt, auf die ihr achten solltet:

• die Gruppe
• Einladung & Erwartungen
• der Raum
• Materialien & Dokumentation
• Moderation & Spielregeln

 

Die Gruppe
Auch wenn ihr nicht immer die Zusammensetzung eurer Arbeitsgruppe beeinflussen könnt, versucht so weit wie möglich folgende Punkte zu beachten:
• Die ideale Größe einer Projektgruppe beträgt sechs bis zwölf Teilnehmende.
• Wenn ihr die Mitglieder auswählen könnt, orientiert euch an den Punkten „Gruppenfähigkeit“, „Fachwissen“ und “Motivation der Teilnehmenden”.
→ Eine bunte Mischung der Fachrichtungen und Arbeitsgebiete ist meist ein Vorteil. So kommen unterschiedliche Perspektiven zusammen.
• Bei komplizierten Themen ist die Anwesenheit eines Experten oder einer Expertin für Rückfragen hilfreich.

Einladung & Erwartungen
Ihr habt die Gruppe zusammengestellt und die Gruppenmitglieder stehen fest – Zeit für eine Einladung. Diese Aspekte sollten in einer Einladung nicht fehlen:
• Worum geht es? Was sind die Ziele? Wer ist mit dabei?
• Wo und wann findet das Ganze statt?
• Wie sieht die Agenda – also der Themen- und Zeitplan – aus?
• Wie können oder sollen sich Teilnehmende vorbereiten? Welche Materialien und Unterlagen sind mitzubringen?
• Für die weitere Organisation ist es hilfreich, zu wissen, wer kommt und wer leider nicht dabei sein kann. Bittet die Leute, euch fest zu- oder abzusagen und etwaige Verspätungen bei euch anzukündigen.

Der Raum 
Neben der Zusammensetzung der Gruppe ist auch die Arbeitsumgebung ein wichtiger Faktor für ein effektives Treffen mit dem Team. Der Raum sollte nicht zu groß und nicht zu klein sein. Tageslicht ist immer toll; ist das nicht möglich, solltet ihr auf angenehme Lichtverhältnisse durch künstliches Licht achten.
Stellt am besten alle Stühle so, dass sich alle Teilnehmenden gut sehen und hören können. Ein einziger großer Tisch oder Stuhlkreis vermittelt oft eine gute Arbeitsatmosphäre. Ein ordentlich vorbereiteter Raum hilft dabei, pünktlich und konzentriert in ein Teamtreffen zu starten: Alles, was stört und ablenkt, findet für die Zeit des Treffens am besten einen anderen Ort.
Haltet Moderationsmaterial sowie Papier und Stifte für Notizen, Ideen und Mitschriften bereit. Prüft die Technik vorab. Wasser auf dem Tisch sorgt dafür, dass nicht der*die Erste nach einer halben Stunde bereits in die Küche läuft, um sich etwas zu trinken zu holen. Zur Orientierung hilft es, die Agenda des Treffens für alle gut sichtbar im Raum z.B. auf einem Bogen Flipchartpapier aufzuhängen. Und nicht vergessen: Einmal vorab gut durchlüften – das hilft beim Denken, Diskutieren und Pläne schmieden.

Materialien & Dokumentation
Alle Teilnehmenden sollten die Möglichkeit haben, sich auf das Treffen bestmöglich vorzubereiten. Macht Unterlagen für alle einfach zugänglich und versendet z.B. auch vorab eine Übersicht über die relevanten Dokumente – so haben alle alles im Blick. Konkrete Fragestellungen oder Aufgaben zur Vorbereitung helfen Teilnehmenden zur fokussierten Vorbereitung. Sind Dokumente noch im Entstehen oder aktualisieren sich, dann greift in Rücksprache mit den Teilnehmenden am besten auf eine Dropbox, ein Etherpad oder ein Google-Dokument zurück. Letzteres hat den Vorteil, dass Teilnehmende zeitgleich im Dokument arbeiten können und u.a. Fragen für alle sichtbar stellen können.
Neben der Vorbereitung ist eine gemeinsame Dokumentation wichtig. Organisiert am besten vorab eine*n Teilnehmende*n, der*die Dokumentation übernimmt, ein Protokoll schreibt und alle relevanten Notizen, Flipcharts etc. abfotografiert und sichert.

Moderation & Spielregeln
Nicht nur die richtigen Rahmenbedingungen sind wichtig für ein erfolgreiches Treffen, sondern vor allem auch die Moderation und die angewandten Methoden. Sie helfen, Sitzungen effektiv zu gestalten, und ermöglichen eine gleichberechtigte Teilnahme. Besonders wichtig ist hier ein*e Moderator*in oder auch Diskussionsleiter*in. Holt euch, wenn möglich, eine*n externe*n Moderator*in. Für ein gelungenes Treffen ist es am Anfang hilfreich, sich über die Frage „Wie wollen wir zusammenarbeiten?“ auf gemeinsame Spielregeln zu verständigen. Hierzu gehören v.a. Diskussionsregeln. Die Führung einer Redner*innenliste, z.B. einer balancierten Redeliste, kann gleiche Redeanteile aller Teilnehmenden fördern.

Methoden lernen
Die Methodenbank der bpb und des Deutschen Kinderhilfswerks bietet eine stetig wachsende Sammlung an Methoden.


Grundregeln einer Moderation

1. FRAGEN STATT SAGEN
• Fragen halten den Prozess in Gang
• der*die Moderator*in als Helfer*in organisiert den Austausch, macht Ziele,
Meinungen, Bedürfnisse sichtbar
• Fragen sollen nicht zur Ablenkung dienen, sondern die Diskussion
weiterführen

2. ES IST ALLES EINE FRAGE DER HALTUNG
• die Einstellung des*der Moderierenden beeinflusst stets die
Teilnehmer*innen
→ das ist nicht schlimm, man muss sich aber dessen bewusst sein

3. NICHT GEGEN DIE GRUPPE ANKÄMPFEN
• aufgeben, die Gruppe „irgendwohin haben“ zu wollen, auf andere
Anregungen eingehen
• den eigenen Ehrgeiz aufgeben
• jede Meinung, so wie sie ist, annehmen und gelten lassen

4. STÖRUNGEN HABEN VORRANG
• keine Störungen (Hunger, Durst, Hitze, Langeweile, Ärger etc.) unterdrücken
→ durch Blitzlicht, Fragerunde, Pause o.ä. auf die Störung eingehen

5. NONVERBALE SIGNALE BEACHTEN
• Mimik, Gestik, Haltung der Teilnehmer*innen beachten und ebenso ernst
nehmen wie ihre Worte

6. NICHT BEWERTEN UND BEURTEILEN
• persönliche Bewertungen als Moderator*in zurückstellen
• jeden Menschen und jede Meinung gleichwertig und neutral annehmen

7. SICH NICHT RECHTFERTIGEN
• „Qui s’excuse s’accuse“ (Wer sich entschuldigt, klagt sich an)
• Vorwürfe aus der Gruppe hinterfragen und gemeinsam bearbeiten

TIPP: ZU ZWEIT MODERIEREN
Aufgabenteilung möglich: Redeliste, Augenkontakt zur Gruppe,
Diskussionsleitung, Protokoll, Kartenabfrage …


Dieser Text ist Teil des Handbuchs „Mit Wissen mitwirken“, welches wir gemeinsam mit dem Freiwilligen Jahr Beteiligung erarbeitet haben. Das gesamte Handbuch bekommst du digital automatisch als Dankeschön, wenn du unseren monatlichen Newsletter abonnierst. Unter mitwirken@jugendbeteiligung.info kannst du zudem einzelne Printexemplare bestellen. Die Texte sind allesamt unter CC BY 4.0-Lizenz erschienen und können entsprechend verwendet werden.