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Kommunikation im Team

Wie arbeite ich im Team?

Sagen was man meint, meinen was man sagt!
“Zusammenkunft ist ein Anfang, Zusammenhalt ist ein Fortschritt,
Zusammenarbeit ist ein Erfolg.” – Henry Ford I

 

Meist liegt erfolgreicher Teamarbeit eine Sache zugrunde: erfolgreiche Kommunikation im Team! Mit Menschen zusammenzuarbeiten, die unterschiedliche Erfahrungen, Arbeitsweisen und Persönlichkeiten haben, ist nicht immer einfach. Und das fängt schon bei der Kommunikation an. Aber die gute Nachricht ist: Mit den richtigen Kommunikationsregeln kann jede*r die Kommunikation im Team verbessern. Missverständnisse und Konflikte können vermieden werden und die Arbeit und Stimmung im Team verbessert sich.

• Ich behandle meine Gesprächspartner*innen so, wie ich selbst behandelt werden möchte.
• Ich tue alles, um die Selbstachtung und das Selbstvertrauen meiner Gesprächspartner*innen zu erhalten.
• Ich stelle kurze, präzise Fragen - unklare Fragen erzeugen ungenaue Antworten.
• Ich stelle keine Suggestivfragen (Fragen, die beeinflussen und die Antwort bereits vorgreifen sollen).
• Ich zeige meinen Gesprächspartner*innen Aufmerksamkeit (Blickkontakt).
• Ich lasse meine Gesprächspartner*innen aussprechen.
• Ich wiederhole und fasse die Aussagen meiner Gesprächspartner*innen zusammen, um ihre Akzeptanz und Richtigkeit zu überprüfen.
• Ich beschreibe den Sachverhalt möglichst konkret („Ich habe gesehen“).
• Ich beschreibe die eigenen Gefühle („Das hat auf mich so gewirkt“).
• Ich informiere über meine eigenen Wünsche („Deshalb wünsche ich mir“).
• Ich höre offen zu.
• Ich verteidige mich nicht.
• Ich denke in Ruhe darüber nach.
• Ich versuche etwas mitzunehmen.
• Ich kritisiere die Sache, das Ergebnis – nicht die Person.
• Ich mache Verbesserungsvorschläge.
• Ich fasse mich kurz.
• Ich gebe kurze, präzise Antworten.
• Ich verwende „Ich-Botschaften“ statt „Du-Botschaften“ (Ich sage, wie Ich mich fühle, wie Ich die Sache verstanden habe, was Ich möchte, und nicht, dass du mich nervst, dass er Blödsinn erzählt...).

Von Forming zu Adjouring –
Gruppenphasen nach Tuckman

Die Arbeit in Gruppen ist nicht immer gleich und es gibt bestimmt Gruppen, in denen ihr euch wohler fühlt und welche, in denen die Zusammenarbeit schwieriger ist. Das ist auch ganz klar. Denn Gruppen sind Zusammenschlüsse von (mindestens drei) Menschen mit ihren individuellen Bedürfnissen, Zielen und Wünschen, die auch vorhanden bleiben, wenn sie als Gruppe gemeinsam ein Projekt planen und sich auf Ziele verständigen.

Auch wenn es schwierig ist, Gruppen miteinander zu vergleichen, ist es doch sinnvoll, sich damit auseinanderzusetzen, welche Mechanismen ablaufen und welche Faktoren Einfluss darauf haben, was zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer Gruppe passiert. Dieses Wissen kann auch nützlich sein, um gezielt Methoden auszuwählen, die zu der Gruppe passen.


Wir wollen euch nun ein Modell vorstellen. Die Grundidee dieses Modells ist, dass Gruppen unterschiedliche Phasen durchlaufen. Dieses ist selbstverständlich lediglich ein Beispiel und muss nicht genau so und vollständig auf jede Gruppe übertragbar sein. Das Modell, das wir vorstellen wollen, wurde oft überarbeitet, bezieht sich in seinen Grundzügen aber auf die Überlegungen von Bruce Tuckman. Es sieht 5 Gruppenphasen vor:

1. Forming – Die Orientierungsphase
Bestandteile der Phase:
• Aufeinandertreffen der Gruppe
• Kennenlernen
• vorsichtiger und höflicher Umgang
• Projektziele betreffend: Optimismus (oftmals, muss aber nicht so sein)

Mögliche Lenkung der Phase:
• Angebote zum Kennenlernen bieten → z.B. Kennenlernspiele
• Rahmen/ Hintergrundinfos klären
• eine Atmosphäre schaffen, in der sich alle Mitglieder wohlfühlen können

2. Storming – Die Machtkampfphase
Bestandteile der Phase:
• Herausbildung von Rollen (Rollen einer Person können in verschiedenen Gruppen durchaus unterschiedlich sein)
• Verhältnis Nähe-Distanz
• “Kampf” um Machtpositionen/ Kräftemessen
• (kleinere) Konflikte und Spannungen möglich → nicht unbedingt schlimm
• Probleme stehen im Vordergrund → kann anfänglichen Optimismus trüben

Mögliche Lenkung der Phase:
• alle Beteiligten einbinden
• Konflikte an- und besprechen → offener Umgang
• Fokus auf gemeinsame Projektziele legen

3. Norming – Die Organisationsphase
Bestandteile der Phase:
• Rollen stehen weitgehend fest → Mitglieder können sich gegenseitig besser einschätzen
• Identifikation mit der Gruppe
• Einigung auf gemeinsame Gruppenregeln und Aufgabenverteilung: Kommunikation, Umgang und Arbeitsweisen

Mögliche Lenkung der Phase:
• Regeln eines gemeinsamen Miteinanders deutlich machen

4. Performing – Die Hochleistungsphase
Bestandteile der Phase:
• leistungsstarke Gruppe: gemeinsames, effizientes Arbeiten möglich
• Wertschätzung und Respekt der einzelnen Akteur*innen
• weniger Energie auf persönliche Konflikte als auf sachliche Arbeit• Gruppenziele stehen im Vordergrund (weniger individuelle Ziele)

Mögliche Lenkung der Phase:
• herausstellen, was ihr schon gemeinsam geschafft habt

5. Adjouring – Die Auflösungsphase
Bestandteile der Phase:
• betrifft Gruppen, die nach Abschluss des Projekts nicht mehr (in der Konstellation) zusammenarbeiten
• Verabschiedung
• Ungewissheit über Zukunft
• Mitglieder können gedanklich schon woanders sein

Mögliche Lenkung der Phase:
• euch als Gruppe und eure gemeinsame Arbeit feiern
• umfassender Abschluss
• eventuell: Ausblick auf Kommendes

 

Drei grundsätzliche Gedanken zu den Phasen
1. Es ist immer möglich, auch wieder in vorhergegangene Phasen zurückzukehren.
2. Gruppen durchlaufen unterschiedlich schnell die einzelnen Phasen.
3. Es kann durchaus spannend sein, die konkreten Phasen auch in einer Gruppe zu benennen und zu reflektieren. Dafür ist es aber erforderlich, dass alle Gruppenmitglieder dies möchten und andere Ziele und Aufgaben nicht aus den Augen verloren gehen.

E-Mails schreiben – aber wie?

Diese Fragen stellen wir uns doch alle: Wie kommunizieren wir richtig per E-Mail? Was ist eigentlich CC und BCC? Und worauf muss ich bei Mailinglisten achten? E-Mails sind zwar äußerst schnell, einfach und praktisch, aber sie können auch extrem nervig sein. Wenn ihr einige grundsätzliche Regeln beachtet, sollte aber alles glatt gehen:

1. Schreibt Nachrichten kurz und prägnant.

2. Konzentriert euch auf ein Thema pro Nachricht.

3. Gebt eurer E-Mail einen möglichst aussagekräftigen Betreff. Beispiel: Wenn ihr ein Feedback braucht, schreibt das in den Betreff zusammen mit der „Deadline“, z.B.: „Protokoll bitte bis 15.4. gegenlesen“.

4. E-Mail nicht html-formatieren, sonst können nicht alle lesen, was ihr geschrieben habt.

5. Anhänge nicht als .doc, sondern lieber als .rtf oder .pdf speichern, da sich sonst alles verschieben kann. Wenn die Formatierung des Textes nicht wichtig ist, auch als .txt .

6. Bevor ihr eine E-Mail mit Anhang verschickt, überprüft, wie groß die Datei ist. Über 1 MB solltet ihr zuerst den*die Empfänger*in fragen, ob sein*ihr Postfach dies „verkraftet“.

7. Mailinglisten: Wenn ihr auf eine Nachricht in einer Gruppe antwortet, überprüft die Adresse. Schreibt ihr wirklich gerade an die Einzelperson oder doch an die ganze Gruppe?

8. Möchtet ihr einen Diskussionsbeitrag zu einer E-Mail leisten oder auf sie antworten, dann ändert nicht den Betreff.

9. CC: Seid ihr bei einer E-Mail in CC gesetzt worden, ist die E-Mail nicht direkt an euch gerichtet, sondern ihr bekommt quasi eine Kopie. Wichtig beim Verschicken von E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig im CC ist: Alle Empfänger*innen sehen, an wen die Nachricht geschickt wurde. Hier sollte man immer vorsichtig sein – möglicherweise sind manche Empfänger*innen nicht mit der Weitergabe ihrer E-Mail-Adresse einverstanden.

10. BCC: Bekommt ihr eine E-Mail und seid in BCC gesetzt, kriegt ihr wie bei CC ebenfalls eine Kopie der Nachricht – mit dem Unterschied, dass ihr nicht sehen könnt, an wen die E-Mail noch verschickt wurde. Ebenso können alle anderen auch nicht sehen, dass ihr die E-Mail bekommen habt. Das schützt die Privatsphäre der einzelnen Empfänger*innen.

11. Ganz wichtig: Streitet euch nicht über E-Mail und besonders nicht über Diskussionslisten – fühlt ihr euch angegriffen, so antwortet persönlich oder ruft einfach mal an!


Dieser Text ist Teil des Handbuchs „Mit Wissen mitwirken“, welches wir gemeinsam mit dem Freiwilligen Jahr Beteiligung erarbeitet haben. Das gesamte Handbuch bekommst du digital automatisch als Dankeschön, wenn du unseren monatlichen Newsletter abonnierst. Unter mitwirken@jugendbeteiligung.info kannst du zudem einzelne Printexemplare bestellen. Die Texte sind allesamt unter CC BY 4.0-Lizenz erschienen und können entsprechend verwendet werden.